در راه اندازی یک واحد نت در سازمان از کجا باید آغاز نمود ؟

ایجاد یک سیستم در راستای تحت پوشش درآوردن امور نت سازمان می‌تواند نخستین گام باشد ؛ بهتر است در ابتدا به امور نت اضطراری (EM) پرداخته شود . بهره‌برداران و گروههای تعمیراتی را شناسایی کرده و از نیازهای آنان مطلع گردید .

توجه داشته باشید که در این مقطع زمانی ، خرید و بکارگیری نرم افزار مکانیزه نت پیشنهاد نمی‌گردد . تا زمان شکل‌گیری سیستم و تسلط بر ملزومات و نیازهایی که باید سیستم مکانیزه آنها را پوشش دهد صبور بوده و از بکارگیری نرم‌افزارهای از پیش طراحی شده خودداری کنید ؛ زیرا با گذشت زمان خواسته‌های واحد نت از نرم‌افزار مشخص‌تر و انتخاب بر نیازها منطبق‌تر خواهد بود .

هدف را می‌توان ایجاد یک هسته مرکزی با عنوان سیستم نت جهت ثبت و کنترل کلیه امور نگهداری و تعمیرات که بر روی تجهیزات صورت می پذیرد ، تعریف نمود . پس از تعریف سیستم نباید اجازه داد که از آن پس ، تعمیر یا سرویسی خارج از روال تعریف‌شده صورت پذیرد .

فرم درخواست کار را طراحی و یا درصورتی که چنین فرمی از پیش وجود دارد آن را بازنگری و به بهترین شکل اصلاح نمایید . فرم درخواست کار فرمی است که بهره‌بردار و یا هر متقاضی کار نت ، توسط آن کار موردنظر خود را به واحد نت اعلام می‌نماید .

در این فرم می‌باید علاوه بر شرح کار درخواستی ، مواردی که به برنامه‌ریزی کار کمک می‌نماید گنجانده شود .

تاکید می‌شود که فرم درخواست کار متناسب با نیازهای همان صنعت یا سازمان طراحی شده و از کپی‌سازی فرمهای بکار رفته در صنایع دیگر و یا فرمهای نمونه خودداری گردد .

گردش فرمها و تعداد نسخه‌های تکمیلی را متناسب با سیستم تعریف‌شده در نظر گیرید لیکن پیشنهاد می‌گردد جهت تمرکز کار ، فرم درخواست کار تنها در دو نسخه و توزیع آن به شکلی باشد که یک نسخه در اختیار صادرکننده بماند و نسخه دیگر به واحد نت انتقال یابد . در این حالت ، درخواست‌کننده به استناد سند محفوظ خود و بر اساس شماره آن ، کار مورد درخواست خود را پیگیری خواهد نمود .

واحد درخواست کننده ، ساعت اعلام درخواست ، تجهیز ، کد تجهیز ، نوع کار مورد درخواست ( بازرسی ، سرویس ، تعمیر ، طرح و اجرا ، ساخت و ...) ، ارجاع کار به ... ، اولویت کار (فوری ، در اولین توقف ، عادی و ...) و شرح درخواست از جمله گزینه‌هایی هستند که باید در فرم درخواست کار گنجانده شوند .

دستورکار مهمترین فرمی خواهد بود که در سیستم نت بکار گرفته می‌شود ؛ در طراحی آن دقت و سلیقه به خرج داده و سعی نمایید جامع و کاملا کاربردی باشد ؛ اطلاعات مورد نیاز را در آن بگنجانید لیکن از قید نمودن فیلدهایی غیرضروری خودداری کنید .

فرم دستورکار از فرم درخواست کار سرچشمه می‌گیرد ؛ درخواست کار پس از انتقال به واحد نت بررسی شده و مراحل کارشناسی را طی خواهد نمود . در صورتی که تشخیص بر انجام کار باشد درخواست کار به دستور کار مبدل شده و به واحد مجری کار انتقال می‌یابد .

تنوع دستورکار می تواند بازرسی ، سرویس ، تعمیر و بعضا روان‌کاری باشد . چنانچه بازخورد دستور کار بازرسی ، نیاز به انجام تعمیر یا سرویس باشد دستور کار بازرسی خود منبعی جهت صدور دستور کار دیگر خواهد شد .

بازرسان فنی نیز که غالبا پرسنل خود واحد نت و یا پیمانکاران تحت‌نظر آن هستند گزارشات و مشاهدات بازرسی خود را به صورت متمرکز به واحد نت منتقل نموده و متعاقبا جهت موارد اجرایی دستورکار صادر می‌گردد ؛ منبع دیگر صدور دستورکار ، بازخورد دستور کارهای دوره‌ای PM است .

ذکر منبع در دستور کار ضروری است ؛ منابع دستور کار را بصورت مناسبی بایگانی نموده و توسط فیلد ماخذ میان دستور کار و منبع آن ایجاد لینک نمایید .

گاها پیش می‌آید که گروه‌های تعمیراتی و یا مدیران ، پیگیر ماخذ دستورکار می‌شوند . توسط این لینک می‌توان تاریخچه مناسبی از مراحل بررسی کار را که منجر به صدور دستور کار شده ارائه نمود ؛ این مراحل می‌تواند نتایج بررسی کارشناسی درخواست ، بررسی فرایندی آن و یا تهیه نقشه و اسناد موردنیاز باشد .

آدرس و کد تجهیز ، شماره منحصربه‌فرد دستورکار ، تاریخ صدور ، شرح دستورکار ، برنامه زمانی کار ، نفرساعت تخمینی ، ابزار و مواد موردنیاز جهت انجام کار ، روش اجرا ، شرایط ایمنی کار و عواملی از این دست به همراه محل تایید سرپرست نت در مرحله برنامه‌ریزی و کد علت خرابی ، شرح فعالیت صورت گرفته ، مواد و قطعات مصرفی ، نفرساعت واقعی کار و محلهای تایید سرپرست واحد مجری ، بازرسی فنی ، بهره‌بردار مربوطه و سرپرست نت از جمله فیلدهای بکار رفته در دستورکار می‌باشند .

حال زمان آن است که به تعریف گردش کار سیستم نت بپردازید ؛ فرمها و نحوه گردش آنها را تعریف نمایید . سیستم را به گونه‌ای شکل دهید که کاملا تحت کنترل بوده و از سرنوشت هر دستورکار در هر زمان دقیقا مطلع باشید . تاریخهای دقیق ارسال و انجام کار و بازگشت دستور کار ، انجام یا عدم انجام کار در موعد برنامه‌ریزی شده ، دلایل معوق ماندن کار و موارد مهم اینچنینی را ثبت کنید .

تا زمان بهره‌گیری از یک سیستم مکانیزه نت سعی نمایید با به کارگیری اکسس مایکروسافت ، برنامه‌ای جهت ثبت و کنترل دستورکارها و امور نت طراحی کرده و از آن بهره گیرید ؛ قابلیتهای بانک اطلاعاتی اکسس در این مرحله کمک بزرگی در پیشبرد اهداف واحد نت خواهد نمود .