مدیریت و حسابداری
نکاتی در باب مدیریت و حسابداریمدیریت و حسابداری
نکاتی در باب مدیریت و حسابدارینگوییم مدیریت زمان بگوییم مدیریت خودمان
نمی‌دانم این اصطلاح «مدیریت زمان» را چه کسی انداخت سر زبان‌ها؛ ولی واقعیت این است که ما اصلا نمی‌توانیم زمان را مدیریت کنیم. یعنی هیچ‌کس نمی‌تواند. زمان، به اختیار هیچ بنی‌بشری درنیامده و نمی‌آید؛ همیشه راه خودش را می‌رود. سرعتش هم ثابت است. ما اگر خیلی زرنگ باشیم، خودمان را مدیریت می‌کنیم و گلیم‌مان را از بستر زمان بیرون می‌کشیم. سخت است اما می‌شود. اول باید قاتلین بالفطره اوقات خودمان را بشناسیم؛ بعدش برنامه‌ریزی کنیم برای غلبه بر آنها. قاتلین بالفطره زمان البته یکی‌دوتا نیستند، خیلی زیادند و تازه در آدم‌های مختلف و شرایط مختلف، متغیرند...
ولی اگر بخواهیم چندتا از مهم‌ترین‌شان را فهرست کنیم، می‌خوریم به این‌ها:
▪ افتادن در تله مدیریت بحران: مدیری که دم‌به‌دقیقه مجبور است مدیریت بحران کند، حتی اگر از همه بحران‌ها به سلامت عبور کند، مدیر موفقی نیست؛ چون یکی از ویژگی‌های مدیر موفق این است که بحران‌ها را پیش‌بینی کند و نگذارد پیش بیایند. اگر پیشاپیش به بحران‌ها فکر نکنید، آنها به‌تان حمله می‌کنند و نمی‌گذارند آب خوش از گلویتان پایین برود. پس به جای این که آتش را زود خاموش کنید، نگذارید حوزه تحت مدیریت‌تان آتش بگیرد.
▪ تلفن: بیش از حد زمان گذاشتن برای صحبت با تلفن اشتباه بزرگی است که هر فردی می تواند مرتکب آن شود.
▪ روشن نبودن اهداف شخصی و حرفهای: این یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی است که وقت را می‌سوزاند؛ هم در زندگی شخصی، هم در زندگی حرفهای. آنهایی که به همه کارهای‌شان می‌رسند، هر روز می‌دانند که قصد دارند در طول شبانه‌روز چه کار کنند. تکلیف‌شان معلوم است. ولی ما بیشترمان خیال می‌کنیم تعیین اهداف زندگی، از آن کارهای سالی‌یک‌بار است؛ در حالی که روشن نبودن اهداف در زندگی شخصی و حرفهای باعث می‌شود بیشتر وقت آدم صرف چیزهایی بشود که چندان اهمیتی در زندگی‌‌اش ندارند.
▪ پذیرش مسوولیت بیش از حد توانایی: با یک دست شاید بشود دو تا هندوانه را هم برداشت اما ده تا را مطمئنا نمی‌شود. هر آدمی اگر یکی دو هندوانه...
را بردارد و سالم به مقصد برساند، نسبت به آنهایی چندین‌و‌چند هندوانه برمی‌دارند و هیچ‌کدامش را سالم به مقصد نمی‌رسانند، کار موثرتری انجام داده.
▪ خروس‌های بی‌محل: از این ۷ کلمه بترسید: «ببخشید، می‌توانم یک دقیقه وقت‌تان را بگیرم؟» یادگیری مهارت «نه» گفتن ـ البته مودبانه‌اش ـ تمرین می‌خواهد.
▪ عدم تفویض کار به دیگران: یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریتی همین است که کارها و اختیارات‌مان را خوب به دیگران تفویض کنیم. اگر مدیریت می‌کنیم و در مجموعه تحت مدیریت‌مان کسی هست که می‌تواند در حد ۸۰ درصد خودمان از عهده کاری برآید، آن کار باید به او تفویض شود. این باعث می‌شود که ما به عنوان یک مدیر، فرصت و فراغت بیشتری برای برنامه‌ریزی‌ها و نظارت‌های حیاتی و مهم‌ترمان پیدا کنیم.
▪ شلختگی و نامرتب بودن محیط کار و زندگی: کارکردن در یک محیط شلخته و بی‌نظم و حتی کار کردن پشت میزهای شلوغ و درهم‌برهم، باعث کندی کار واتلاف وقت می‌شود. مرتب کردن میز کاری و هر چیزی را سر جای خودش گذاشتن، توصیه ساده‌ای است؛ اما تا دل‌تان بخواهد، مهم است.
▪ تعلل در انجام کارها: دست‌دست‌کردن و دل‌ای‌دل‌ای‌کنان زندگی کردن و کار امروز را به فردا انداختن، معمولا ریشه‌اش عدم قاطعیت است و ضعف تصمیم‌گیری. البته وقت‌تان را هم ضایع میکند. برای غلبه بر این قاتل بالفطره هم باید آموزش دید و تمرین کرد.
▪ ناتوانی در «نه» گفتن: خسته و کوفته، دارید از سر کارتان برمی‌گردید و به این فکر می‌کنید که امشب باید تا صبح روی یک پروژه‌ای که قرار است فردا تحویلش بدهید، کار کنید. اما وسط فکر و ذکرتان، یکی از دوستان تلفن میکند: «امشب بریم سینما؟!» می‌خواهید بگویید «نه»، اما می‌ترسید دلش بشکند یا دلخور شود یا چیزی توی همین مایه‌ها. این ترس هم از آن ترس‌های قاتل است.
قاتل بالفطره زمان!
▪ جلسات بی‌فایده: مدیران ضعیف معمولا وقت زیادی را در جلسات می‌گذرانند، وقت کمی را در برنامه‌ریزی و تفکر برای پیشرفت صرف می‌کنند و وقت بسیار کمی را هم به پیگیری اهداف و نقشه‌های خودشان اختصاص می‌دهند. مدیران موفق، برعکس‌اند.
قاتلین بالفطره زمان را هنوز می‌شود فهرست کرد و شمرد اما بگذارید این لیست سیاه را همین‌جا ببندیم و برویم سراغ روش‌‌های غلبه بر این قاتلین بالفطره:
۱) هدف‌گیری: خیلی از ما ممکن است خوب از وقت‌مان استفاده نکنیم فقط به این خاطر که برای‌مان روشن نیست می‌خواهیم از کجا به کجا برویم. یک توصیه: اهداف ذهنی و کیفی را بگذارید کنار. هدف یعنی یک هدف قابل اندازه‌گیری، زمان‌بندی شده و معقول؛ مثلا :من می‌خواهم در کنکور سال بعد شرکت کنم و در رشته مهندسی مکانیک قبول شوم، تا ۵ سال دیگر با شخص مورد علاقه‌ام ازدواج کنم، تا ۸ سال دیگر خانه بخرم و . . . تعیین لیست‌های واضح و دقیقی به این شکل، همراه با گام‌برداری به سوی اهداف، طبق همین برنامه‌ریزی‌ها، یعنی مدیریت زمان. البته باید در تعیین هدف‌های‌مان واقع‌بین باشیم؛ یعنی حساب آرزوهای دورو‌دراز را از هدف‌های معقول جدا کنیم؛ وگرنه سرخورده می‌شویم و راه به جایی نمی‌بریم.
۲) فرار از تله: همیشه برای این سوال، وقت مناسبی است: «مهم‌ترین کاری که در این لحظه می‌توانم انجام بدهم، چیست؟» خیلی از کارها فوری و ضروری به نظر می‌رسند اما هیچ اهمیتی ندارند. باید مواظب باشیم به تله آن کارها نیفتیم. مشکلات و بحران‌ها همیشه هستند. برای این که به تله‌شان نیفتیم، باید آنها را پیش‌بینی کنیم و جلوی وقوع‌شان را بگیریم.
۳) برنامه‌ریزی: بدون طرح و برنامه نمی‌توانیم به هدف‌های‌مان برسیم. خیلی‌ها هستند که می‌دانند در زندگی چه می خواهند اما طرح و برنامه درستی برای رسیدن به خواسته‌هایشان ندارند و فقط بیشتر و بیشتر کار می‌کنند. برنامه سالانه و ماهانهمان را باید هر روز مرور و ارزیابی کنیم: «چقدر به اهداف سالانه و ماهانهمان نزدیک‌تر شده‌ایم و چقدر از زمان تعیین‌شده‌مان برای رسیدن به آن اهداف، باقی مانده؟»
۴) تنظیم لیست ABC : خوب است برای خودمان یک لیست ABC درست کنیم. A یعنی آن کارهایی که باید همین امروز انجام بدهیم. بنابراین کارهای گروه A را باید هر روز بازنویسی و به‌روز کنیم. B یعنی کارهایی که باید در طول هفته انجام بدهیم و C یعنی کارهایی که باید در طول ماه انجام شود. لیست ABCمان را باید در پایان هر روز ارزیابی کنیم و میزان موفقیت‌مان را بسنجیم و فاصله‌مان‌را با هدف‌های سالانه و ماهانهمان تخمین بزنیم.
۵) ترکیب کردن کارهای ظاهرا بی‌ربط: این دیگر به خلاقیت‌تان مربوط می‌شود. اگر می‌توانید در یک زمان واحد، دو کار را با هم و به‌خوبی انجام بدهید، آن دو کار را با هم ترکیب کنید. تلفن زدن در حال تماشای فوتبال، مرور لیست ABC روزانه در حالی که یک سریال تلویزیونی را هم می‌یبنید و نمی‌بینید، ضبط کردن حرفهای استاد با واکمن یا موبایل یا MP۳ در کلاس درس و گوش کردن به آن حرف‌ها با هدفونی که در گوش دارید در حالی که در تاکسی نشسته‌اید و دارید به خانه برمی‌گردید. بد نیست اگر یک روز بنشینید و لیستی هم برای کارهای تلفیقی روزمره‌تان تنظیم کنید.
دکتر محمد کیاسالار
روزنامه سلامت (www.salamat.ir)
